Bruker du prosjektregnskap i dag? Eller vurderer du det? Med små grep kan du øke kvalitet i prosjektregnskapet, og sikre riktig informasjon ut i rapportene. Dette er alfa omega for deg som skal bruke prosjektregnskap aktivt i arbeidshverdagen.
For noen bedrifter, som leverandører i bygg- og anleggsbransjen, stilles det krav til prosjektregnskap. Her er det en gylden anledning til å bruke dataen som allerede samles til å gi bedre innsikt. Men, det kan også være verdifullt for andre å benytte prosjektregnskap og lønnsomhetsrapporter. Særlig dersom du ønsker bedre innsikt enn den et totalregnskap
kan gi.
Vi har samlet noen små grep som kan øke kvaliteten i prosjektregnskap og -rapporter. Økt kvalitet på prosjektregnskapet kan sikre at informasjonen du får ut er riktig, slik at det kan brukes til å vurdere prissetting og prioritering på neste prosjekt. De viktige stikkordene her er metodikk, konsekvens og struktur.
Metodikk:
Alle kostnader og inntekter må føre i prosjektregnskapet, sånn at summen av prosjektet blir riktig. Det kan høres lett ut, men kan vise seg vanskelig i praksis.
Tips:
- Bruk gode, digitale regnskapssystem som hindrer at kostnader eller inntekter føres uten prosjekt.
- Før timer på riktig prosjekt – og lag en god beskrivelse som gjør det enkelt for alle ansatte å forstå hvordan timer og andre kostnader skal føres på det aktuelle prosjektet.
Konsekvens:
Alle data må merkes i regnskapssystemet, alle ansatte som skal føre kostnader må forstå strukturen, og regnskapssystemet må være smart nok til å bruke prosjektmerkingen til å lage både prosjekt- og resultatregnskap.
Tips:
- Etabler gode rutiner for å føre kostnader som ikke er knyttet direkte til et prosjekt (administrasjon, verktøy, reklame o.l.). Én mulighet her, er å lage en fordelingsnøkkel på gjentakende kostnader, eller allokere administrasjonskostnader i et eget prosjekt. Gjør du det siste, er god kontroll viktig – ellers blir det fort en hvilepute for dårlige vaner og manglende rutiner.
- Unngå prosjekter som heter «Diverse», og som ofte blir en samlepott for alt folk ikke vet hvor skal. Et godt system kan være utfordrende å etablere første gang – men når det fungerer, så gir det fantastisk innsikt og kontroll!
Struktur:
Struktur internt i bedriften er viktig, men også blant leverandørene du benytter. Fakturaer og bestillinger må merkes riktig, og du bør ikke akseptere fakturaer uten prosjektmerking. Be gjerne leverandører bruke EHF der systemet kan lese fakturaen.
Tips:
- Merk alle bestillinger, og be leverandører merke alle inngående fakturaer.
- Merk utgående fakturaer! Har du et digitalt regnskapssystem med god prosessflyt, er dette mest sannsynlig allerede i orden.
Lykke til! Og du? Husk at du alltid kan be oss om hjelp hvis det noe du lurer på.
